Secretaris

(Aspirant bestuursfunctie)

Doel van de functie

De secretaris ondersteunt het bestuur van Stichting Amivedi op organisatorisch en administratief gebied. De secretaris zorgt ervoor dat bestuurlijke afspraken, correspondentie, vergaderingen en documentatie zorgvuldig worden vastgelegd en opgevolgd. Daarmee draagt de secretaris bij aan een goed georganiseerde en slagvaardige stichting.

Plaats binnen de organisatie

De secretaris maakt deel uit van het bestuur van Stichting Amivedi en werkt nauw samen met de voorzitter, penningmeester en overige bestuursleden. De secretaris heeft een verbindende rol binnen het bestuur en onderhoudt waar nodig contacten met externe partijen alsmede Amivedi vrijwilligers.

Kerntaken en verantwoordelijkheden

1. Bestuurlijke ondersteuning

• Ondersteunen van de voorzitter en overige bestuursleden bij bestuurlijke werkzaamheden.

• Beheert de (externe) correspondentie, organiseert en notuleert vergaderingen.

• Houdt archief up to date.

• Houdt (externe) gegevens actueel zoals jaarverslagen en KvK.

• Bewaken van gemaakte afspraken en actiepunten binnen het bestuur.

• Voorbereiden en coördineren van bestuurlijke activiteiten.

• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor bestuurlijke correspondentie.

2. Vergaderingen

• Voorbereiden en plannen van bestuursvergaderingen.

• Opstellen en verspreiden van agenda's in overleg met de voorzitter.

• Verzorgen van uitnodigingen en relevante vergaderstukken.

• Notuleren van vergaderingen en vastleggen van besluiten en actiepunten.

• Verspreiden en archiveren van de vastgestelde notulen.

3. Correspondentie en communicatie

• Verzorgen van inkomende en uitgaande bestuurlijke correspondentie.

• Beantwoorden of doorgeleiden van vragen en berichten die bij het bestuur binnenkomen.

• Onderhouden van contacten met relevante interne en externe partijen namens het bestuur.

• Zorgdragen voor een duidelijke en tijdige informatievoorziening binnen het bestuur.

4. Administratie en documentbeheer

• Beheren en bijhouden van bestuurlijke documenten, zoals notulen, besluiten, beleidsstukken en officiële correspondentie.

• Zorgdragen voor een overzichtelijk en toegankelijk bestuursarchief.

• Bijhouden van relevante gegevens en bestuurlijke afspraken.

• Ondersteunen bij het opstellen en actualiseren van beleids- en organisatiedocumenten.

5. Jaarlijkse en wettelijke werkzaamheden

• Ondersteunen bij de voorbereiding van het jaarverslag en andere jaarlijkse bestuursdocumenten.

• Bewaken van belangrijke bestuurlijke termijnen en verplichtingen.

• Ondersteunen bij de voorbereiding van de jaarlijkse algemene of bestuursvergaderingen, voor zover van toepassing.

• Zorgdragen voor tijdige verspreiding en archivering van officiële stukken.

Gewenste kennis en vaardigheden

De secretaris:

• beschikt over goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden;

• werkt nauwkeurig en gestructureerd;

• kan goed plannen en prioriteiten stellen;

• heeft gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en vertrouwelijke informatie;

• kan zelfstandig werken en tegelijkertijd goed samenwerken;

• is digitaal vaardig en kan overweg met e-mail, documenten en administratieve systemen;

• heeft bij voorkeur ervaring met secretariële, bestuurlijke of organisatorische werkzaamheden.

Persoonlijke eigenschappen

Van de secretaris wordt verwacht dat deze:

• betrouwbaar en integer is;

• zorgvuldig en accuraat werkt;

• betrokken is bij de doelstellingen van Stichting Amivedi;

• proactief en oplossingsgericht is;

• discreet omgaat met vertrouwelijke informatie;

• communicatief en benaderbaar is;

• voldoende tijd beschikbaar heeft om de functie op een goede manier uit te voeren.

Tijdsbesteding

De tijdsbesteding is afhankelijk van de actuele werkzaamheden en de omvang van het bestuur. Naast de bestuursvergaderingen moet rekening worden gehouden met werkzaamheden rondom correspondentie, verslaglegging, documentbeheer en opvolging van actiepunten.

Verantwoordelijkheid

De secretaris is verantwoordelijk voor een correcte en zorgvuldige uitvoering van de bestuurlijke werkzaamheden en voor een goede vastlegging en opvolging van bestuurlijke informatie, besluiten en afspraken. De secretaris legt hierover verantwoording af aan het bestuur.

Resultaat van de functie

Een goed georganiseerd en professioneel functionerend bestuur, waarin informatie tijdig beschikbaar is, afspraken worden opgevolgd en bestuurlijke besluiten en correspondentie zorgvuldig worden vastgelegd en beheerd.