Organisatie
Stichting Amivedi is een kleine ANBI-stichting die zich inzet voor haar maatschappelijke doelstelling en daarbij volledig afhankelijk is van donaties van particulieren, bedrijven en andere ondersteuners. De medewerker donateursadministratie ondersteunt de organisatie door zorg te dragen voor een betrouwbare, accurate en klantvriendelijke administratie van donateurs en giften.
Amivedi zoekt ter versterking een nieuwe medewerker donateursadministratie. Het betreft nadrukkelijk een vrijwilligersfunctie; gemaakte onkosten kunnen worden vergoed conform interne richtlijnen.
Doel van de functie
Het beheren en onderhouden van de volledige donateursadministratie, zodat donateurs correct worden geregistreerd, giften tijdig en juist worden verwerkt en relaties met donateurs professioneel worden ondersteund.
Plaats in de organisatie
De medewerker donateursadministratie rapporteert aan het bestuur van de stichting en werkt nauw samen met andere vrijwilligers binnen de stichting, met name de penningmeester en de coordinator PR & Communicatie..
Taken en verantwoordelijkheden
Donateursadministratie
-
Verwerken, registreren en controleren van donateursgegevens.
-
Vastleggen van mutaties in het administratiesysteem.
-
Verwerken van eenmalige en periodieke giften.
-
Signaleren en corrigeren van onjuiste of onvolledige gegevens.
-
Up-to-date houden van het relatiebestand conform de AVG.
-
Klaarzetten en uitvoeren van periodieke incasso’s
Donateurscontact
-
Beantwoorden van vragen van donateurs via telefoon, e-mail en post.
-
Verzenden van bedankbrieven, ontvangstbevestigingen en andere correspondentie.
-
Ondersteunen bij acties gericht op donorbehoud en relatiebeheer.
-
Zorgdragen voor een correcte en servicegerichte afhandeling van verzoeken en klachten.
Ondersteuning fondsenwerving
-
Ondersteunen bij donateurscampagnes, mailingen en evenementen.
-
Selecteren en aanleveren van doelgroepbestanden.
-
Opstellen van overzichten en analyses ten behoeve van fondsenwerving.
-
Meedenken over verbetering van administratieve processen rondom donateursbeheer.
Compliance en kwaliteit
-
Werken volgens de richtlijnen voor ANBI-instellingen.
-
Bewaken van privacywetgeving (AVG) bij de verwerking van persoonsgegevens.
-
Bijdragen aan een betrouwbare en controleerbare administratie.
-
Signaleren van verbeterpunten in processen en systemen.
Functie-eisen
Opleiding en ervaring
-
MBO+ of HBO werk- en denkniveau.
-
Ervaring met administratieve werkzaamheden.
-
Ervaring met CRM-, relatiebeheer- of donateurssystemen is een pré.
-
Affiniteit met de non-profitsector of goede doelen is wenselijk.
Kennis en vaardigheden
-
Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
-
Goede kennis van Microsoft Office, met name Excel.
-
Nauwkeurig en zorgvuldig kunnen werken.
-
Cijfermatig inzicht en administratieve vaardigheden.
-
Discreet omgaan met vertrouwelijke gegevens.
Competenties
-
Klant- en servicegericht.
-
Accuraat en kwaliteitsbewust.
-
Integer en betrouwbaar.
-
Zelfstandig en proactief.
-
Organisatorisch sterk.
-
Samenwerkingsgericht.
Arbeidsomvang
Het betreft nadrukkelijk een vrijwilligersfunctie. Het aantal te besteden uren zal variëren, afhankelijk van de omvang van het aantal donateurs en/of relevante mutaties.
Resultaatgebieden
-
Correcte en actuele donateursadministratie.
-
Tijdige en juiste verwerking van giften.
-
Tevreden donateurs door professionele communicatie.
-
Naleving van wet- en regelgeving, waaronder ANBI- en AVG-verplichtingen.
-
Betrouwbare managementinformatie voor bestuur en fondsenwerving.